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内定者向け 文章診断

内定者フォローのノウハウ

変わる 新卒採用スケジュール

 経団連が2013年9月に公表した「採用選考に関する指針」(詳しくはこちら)により、2016年卒業見込みの学生から多くの企業における就職活動のスケジュールが変わることになります。2015年に入り、いよいよ 指針に沿った採用活動が始まる時期となりました。
 ポイントを改めて整理すると、
 ① これまで3年生の12月からだった企業説明会の解禁が、翌年の3月からに後ろ倒しになる
 ② これまで4年生の4月からだった企業の選考開始は、8月からに後ろ倒しになる
以上の2点です。

 まず①により、企業側から採用に関する情報を提示することのできる時期が3ヶ月間遅くなります。同時に学生の就活スタートも遅くなり、内々定などを出す時期もずれ込むものと思われます。②により内定を出す時期も夏休み期間中となります。卒業の時期(4年の3月)は変わらないことから、これまでよりも時間に余裕がない状態で集中して採用を行う必要があります。とは言え、全てのスケジュールを単純に後ろ倒しにするだけでは、優秀な学生を逃すことにもつながりかねません。学生によっては卒業に必要な研究や学業をこなさなければならない時期とも重なってくるため、企業側が提示する説明回や行事に参加できないケースも出てくると考えられるからです。こうした細かい点を考慮し、調整をとりながら採用を進めていく必要があります。

 こうした中で無事選考を終え、内定もしくは内々定を出した後は、いわゆる「内定者フォロー」の期間に入ります。従来4~5月で内々定を出していたとすれば、翌年の卒業まで実に1年間近いフォロー期間があったことになります。この間、揺れ動く学生の心が離れないよう気遣いながら様々な工夫凝らし、手間も予算も必要とした反面、じっくりと内定者と向き合うことができました。経団連の指針に従うならば内定時期そのものが後ろにずれるため、フォロー期間も当然短くなることになります。

内定者フォローの基本は変わらない

望ましい心理変化を起こさせる

 期間が短縮されるとはいえ、内定者フォローの基本は変わりません。なぜならフォロー期間の長短に関わらず、学生の心理自体は入社までの間、同じ変化をたどるからです。
 望ましいのは、不安(本当にこの会社でいいのだろうか)から期待(入社が待ち遠しい。楽しみだ)への変化です。様々な施策を通じて内定者へ働きかけ、望ましい心理変化を起こさせていく取り組みが内定者フォローです。

 内定者フォローは企業における新卒採用の最終段階にあたります。多数の応募者から時間と手間をかけて選考した内定者が、無事に入社式を迎えるまでの仕上げの期間です。
 内定者フォローには、①内定者の辞退を防ぐことと、②早期の戦力化の2つの目的があります。
 大まかに言って、①は学生の心理面にウェイトが置かれた施策、②は実務面にウェイトが置かれた施策で対応します。内定式を境として①から②へと施策をシフトさせていきます(図.1)。

  図.1 内定式を境に、施策のウェイトをシフトさせる

内定式を境に、施策のウェイトをシフトさせる

内定式を境に、施策のウェイトをシフトさせる


内定者が受ける印象に気を配る

 一方で、内定辞退の防止に努めてはいても企業側の努力だけでは防げない場合もあります。昨今は多くの学生が、応募する全ての企業に対し「御社が第一希望です」と言い切って活動していると聞きます。優秀な学生ほど複数の企業から内々定・内定を受けていると考えるべきです。採用における競合相手です。この場合、まず業務内容や方向性が当初の学生の希望やイメージにより近い企業が選ばれる傾向にあります。
 また、競合企業と業務が同じでフォローの内容も同様の場合は、最終的には企業が持つ「雰囲気」や「空気」が決め手になります。「雰囲気」や「空気」とは、実際の社風というよりも、フォロー期間中に内定者が企業と接する中で頭の中に形成されていく印象のことです。つまりは内定者次第なので企業側が完全にコントロールするのは困難かもしれません。内定者の反応に注意を払いながら進める以外にないでしょう。
 なお、就活を終えた学生に決め手となった要因について尋ねると「内定先の担当社員が親身になってくれた」や「質問や悩みにも丁寧に答えてくれた」や「感じのイイ先輩が毎回出てきてくれて安心できた」といった答えがしばしば聞かれます。フォロー担当となる社員の応対もひとつのポイントになるようです。

内定者研修は締め付けすぎず緩めすぎず

 内定式から入社前までは、早期の戦力化を目的として内定者研修・内定者教育を行っていきます。内定式という儀式を通過したことで、内定者はいっそう企業側の一員としての自覚を持つことでしょう。また企業側においても、内定者たちに対し「身内」としての感覚がいっそう強まるようになります。そこでついつい、教育や研修にも熱が入ってしまうことがあるかもしれません。
 一方、内定者にとって内定式後は「残りの学生生活の期間」にあたります。卒業に向けての研究や学業の仕上げに取り組んだり、旅行や趣味など満喫しようという学生もいるでしょう。企業側は内定者と一体感を強めながらも、意識にはまだまだギャップがあることを踏まえて進める必要があります。

 早期の戦力化を意識して企業ごとに工夫をこらした教育・研修課題を用意しつつも、気をつけるべきことを3つ挙げました(図.2)。
 忘れがちですが、課題を与える際は目的と意味をハッキリさせておくとよいでしょう。説明もなく課題を次々と与えるのは「辞めさせないために縛っている」という印象を与えかねません。

図.2 内定者教育・研修で気をつけること

  1. 目的や意味をハッキリさせる
  2. 卒業に必要な学業や研究を妨げない分量とする(卒業が最低条件)
  3. 「縛られている」「放っておかれている」という印象を与えない
 冒頭で述べたように就職活動スケジュールが後ろ倒しになることで、学生(内定者)によっては卒業に必要な単位取得や研究への影響が懸念されています。課題の分量については例年よりもやや気を配る必要があるかもしれません。
 もともと内定者教育・研修は内定者にとって「縛り」の面を持つことは避けられません。入社前なのに、企業の指示で自分の時間を取られることになるからです。かといって何もせずに放っておくのは、内定者を不安にさせます。課題を与えられてこなすことが内定者にとって安心材料となるよう、量とタイミングの配分ができれば理想的です。

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 多くの企業では、社員になると、連絡文書(電子メール等)や報告書を書く機会が増えると思われます。宛先となる人は会社の上司、同僚、他部門の社員、社外のお客様などです。内定者は友人とは多くのやりとりをしてきたと思われますが、仕事では立場も年齢も利害関係もこれまでとは異なる人々が相手となります。受け取る人に合わせた言葉遣い、言い回し、構成を新たに学んでいく必要があります。

 仕事で書く文章の基本は「簡潔明瞭」です。難しい言い回しや気取ったレトリックは好まれません。まずはオーソドックスは言葉づかいで分かりやすく伝える練習が必要です。
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